KLAUZULA INFORMACYJNA
dla zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), przekazuję następujące informacje:
1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem Państwa Danych Osobowych jest:
Firma MAGTRANS, NIP: 6551430917, 28-100 Busko-Zdrój, ul. Boh. Warszawy 116, Tel.: +48 41 370 46 00, e-mail: rodo@magtrans.eu
2. Cele przetwarzania, podstawy prawne, czas przetwarzania
Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
a.) Wykonania łączącej strony umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – przez okres trwania umowy i 4 lat po jej wygaśnięciu.
b.) Realizacji obowiązków w zakresie egzekucji wynikających z kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez 4 lata od ostatniego potrącenia.
c.) Realizacji obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w odniesieniu do zleceniobiorców – przez okres realizacji umowy i 10 lat po jej ustaniu.
d.) Realizacji obowiązków płatnika składek wobec ZUS, wynikających z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, o ile wynagrodzenie wypłacane zleceniobiorcy podlega obowiązkowi odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit b RODO) – przez okres 50 lub 10 lat w zakresie przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiary emerytury lub renty.
e.) Realizacji obowiązków podatkowych płatnika podatku dochodowego wynikających z ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i innych przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego.
f.) Realizacji obowiązków księgowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku rozliczeniowego, w którym nastąpiło zdarzenie.
g.) Bezpieczeństwa fizycznego budynków, pomieszczeń oraz mienia Administratora – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przez okres 1 roku.
h.) Dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na prawie do dochodzenia roszczeń i ochrony przed roszczeniami – przez okres 4 lat od wygaśnięcia umowy , w przypadku toczącego się postępowania przez okres trwania postępowania do czasu jego prawomocnego zakończenia oraz czasu przedawnienia roszczeń.
i.) Prowadzenia nadzoru nad terenem, na którym znajduje się przedsiębiorstwo Administratora, w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa ludzi, ochrony mienia - przez 14 dni od nagrania obrazu.
j.) Monitorowania sposobu wykorzystania samochodu służbowego (lokalizacja GPS) w celu ochrony mienia, zapewnienia bezpieczeństwa ludziom, właściwej organizacji pracy przedsiębiorstwa Administratora, zlokalizowania pojazdu w przypadku konieczności udzielenia wsparcia oraz wykrywania zachowań szkodzących lub narażających firmę na straty na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na zapewnieniu organizacji bezpieczeństwa przedsiębiorstwa i mienia Administratora oraz optymalnego wykorzystania zasobów Administratora. – przez okres 3 lat,
k.) Monitorowania służbowej poczty elektronicznej, służbowych połączeń telefonicznych oraz aktywności w sieci zleceniobiorcy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na zapewnieniu właściwej organizacji działalności przedsiębiorstwa Administratora i właściwe użytkowanie udostępnionych zleceniobiorcy narzędzi przez okres 3 lat,
l.) Działań promocyjnych (filmów, zdjęć, spotów, nagrań) poprzez udostępnianie na stronie internetowej, w kronice, w mediach społecznościowych i lokalnych, w publikacjach i folderach promujących – wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust.1 lit. a RODO (osoba której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów) –przez okres trwania umowy i 25 lat po jej ustaniu,
m.) Zapewnienia sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa Administratora i komunikacji ze Zleceniobiorcą- wyłącznie w przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust.1 lit. a RODO (osoba której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów) – przez okres trwania umowy i 12 miesięcy po jej ustaniu.
3. Odbiorcy danych osobowych
Państwa dane będą udostępniane lub powierzane:
a.) Gdy obowiązek udostępnienia danych osobowych wynika z przepisów obowiązującego prawa m.in. ZUS, NFZ, Krajowej Administracji Skarbowej, komornikom sądowym, Państwowej Inspekcji Pracy, Służbie Celnej i innym organom państwowym.
b.) Dostawcom usług pocztowych, dostawcom usług i oprogramowania IT wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem, dostawcom usług w zakresie hostingu poczty elektronicznej, dostawcom usług prawnych, bankom oraz pozostałym instytucjom finansowym w zakresie wypłaty wynagrodzenia, podmiotom świadczącym usługi szkoleniowe.
c.) Usługobiorcom, partneromhandlowym, klientom – w zakresie służbowych danych zleceniobiorcy.
d.) Dane osobowe pracowników mogą być również powierzone podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu Administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu świadczenia określonych w tej umowie usług na rzecz Administratora. Administrator wybrał starannie podmioty przetwarzające oraz podjął kroki w celu zapewnienia, aby dane osobowe zleceniobiorcy były odpowiednio chronione, a zakres przekazywanych danych był ograniczony.
4. Twoje prawa
Posiada Pani/Pan prawo do:
- prawo dostępu do danych osobowych;
- prawo żądania sprostowania danych osobowych;
- prawo żądania usunięcia danych osobowych;
- prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych;
- prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych;
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
5. Cofnięcie zgody
W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych jest zgoda, przysługuje Państwu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
W celu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych prosimy o kontakt z Administratorem, którego dane znajdują się w niniejszej klauzuli informacyjnej. Zgodę można wycofać osobiście w siedzibie Administratora bądź wysyłając żądanie na adres e - maila Administratora ze wskazanego / przekazanego wcześniej w umowie adresu e - maila lub pisma podpisanego podpisem elektronicznym lub na piśmie.
6. Obowiązek podania danych
Podanie przez Państwa danych osobowych jest wymogiem ustawowym, w zakresie, w jakim są one przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Ich nieprzekazanie spowoduje niemożność realizacji zawartej umowy i związanych z nią obowiązków podatkowo-składkowych. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt. f) podanie danych jest dobrowolne ale ich podanie jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy. W zakresie danych osobowych, które mogą być przetwarzane na podstawie Państwa zgody, ich podanie jest dobrowolne.
7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.